Algemene Voorwaarden

Algemene dienstverleningsvoorwaarden van CI-IT B.V.,
gevestigd aan de Ericssonstraat 2, 5121 ML Rijen

Artikel 1: Toepasselijkheid van de algemene voorwaarden

A. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten die CI-IT BV (hierna te noemen: CI-IT) aangaat met betrekking tot het verrichten van haar diensten en de uitvoering van haar werkzaamheden. Deze werkzaamheden omvatten onder meer diensten op het gebied van integriteitsvraagstukken, beveiligingsvraagstukken en compliancevraagstukken ten behoeve van haar opdrachtgevers. De algemene voorwaarden zijn tevens van toepassing op alle stadia die voorafgaan aan het sluiten van een overeenkomst en op diensten en werkzaamheden die door CI-IT vóór het tot stand komen van de overeenkomst zijn verricht. Op al deze werkzaamheden is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing.

B. De algemene voorwaarden van de opdrachtgever, die deze van toepassing wenst te verklaren op de in lid A bedoelde overeenkomsten en de daaraan voorafgaande stadia, zijn niet van toepassing, tenzij CI-IT deze voorwaarden – geheel of gedeeltelijk – uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard.

C. Mondelinge verklaringen en toezeggingen van medewerkers van CI-IT aan de opdrachtgever zijn slechts bindend indien en voor zover deze schriftelijk door CI-IT aan de opdrachtgever zijn bevestigd.

D. Beide partijen wijzen ieder een contactpersoon aan die bevoegd is om respectievelijk CI-IT en de opdrachtgever te vertegenwoordigen in het kader van de uitvoering van de overeenkomst.

E. Indien met betrekking tot de verleende diensten meerdere overeenkomsten worden gesloten, geldt de overeenkomst met de meest recente datum als leidend.

F. De opdrachtgever dient, naar het oordeel van CI-IT, een gerechtvaardigd belang te hebben bij het verstrekken van de opdracht.

G. Indien één of meer bepalingen uit deze algemene voorwaarden niet van toepassing blijken te zijn of komen te vervallen, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. In plaats van de niet van toepassing zijnde of vervallen bepalingen gelden dan zodanige bepalingen die de strekking en het doel van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benaderen.

Artikel 2: Offerte

A. Offertes van CI-IT zijn uitsluitend bindend indien deze schriftelijk zijn uitgebracht en door de opdrachtgever schriftelijk zijn aanvaard of bevestigd. Indien de opdrachtgever verzoeken doet tot het uitvoeren van werkzaamheden, dient eerst een overeenkomst tot stand te komen, mits deze verzoeken door CI-IT schriftelijk zijn aanvaard, bijvoorbeeld per post of per e-mail.

B. Alle door CI-IT vermelde tarieven zijn exclusief omzetbelasting (btw).

C. De door CI-IT in offertes genoemde prijzen en voorwaarden blijven gedurende een periode van maximaal drie maanden na de datum van de offerte geldig, tenzij in de offerte uitdrukkelijk anders is vermeld. Na het verstrijken van deze termijn behoudt CI-IT zich het recht voor de aangeboden prijzen aan te passen aan het op dat moment geldende prijsniveau.

Artikel 3: Uitvoering van de werkzaamheden en diensten

A. CI-IT is gehouden haar diensten en werkzaamheden naar beste weten en kunnen te verrichten, met inachtneming van de daarop van toepassing zijnde wet- en regelgeving. De wijze waarop een opdracht wordt uitgevoerd, staat ter beoordeling van CI-IT.

B. Eventueel door CI-IT opgegeven leveringstermijnen gelden niet als fatale termijnen, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen. Indien levering niet tijdig plaatsvindt, dient de opdrachtgever CI-IT schriftelijk in gebreke te stellen.

C. De opdrachtgever is verplicht CI-IT op passende wijze in de gelegenheid te stellen om de overeengekomen diensten en werkzaamheden uit te voeren. Dit houdt onder meer in dat de opdrachtgever alle noodzakelijke informatie verstrekt die voor een juiste en volledige uitvoering van de opdracht van belang is.

D. CI-IT heeft het recht een reeds aanvaarde opdracht eenzijdig te beëindigen indien blijkt dat zij bij uitvoering van de opdracht in strijd zou moeten handelen met de wet, de zedelijkheid of het algemeen fatsoen, of indien de door de opdrachtgever verstrekte informatie onvoldoende of onjuist blijkt te zijn. De tot het moment van beëindiging door CI-IT verrichte werkzaamheden worden aan de opdrachtgever gefactureerd en dienen door deze te worden voldaan.

E. CI-IT behoudt zich het recht voor een opdracht tijdelijk op te schorten, tijdelijk niet uit te voeren of geheel in te trekken indien sprake is van overmacht. Onder overmacht wordt verstaan iedere omstandigheid die buiten de wil en het toedoen van CI-IT optreedt en die van dien aard is dat van CI-IT redelijkerwijs niet kan worden verlangd dat zij de opdracht (verder) uitvoert.

F. Indien de opdrachtgever de opdracht tussentijds beëindigt, is hij gehouden tot vergoeding van de reeds door CI-IT verrichte werkzaamheden, alsmede van werkzaamheden die op dat moment niet onmiddellijk kunnen worden gestaakt.

G. Bij de uitvoering van de opdracht staat het CI-IT vrij gebruik te maken van (externe) medewerkers, indien en voor zover CI-IT dit noodzakelijk acht voor een correcte uitvoering van de opdracht. CI-IT behoudt zich het recht voor reeds ingezette medewerkers te allen tijde te vervangen door andere medewerkers.

H. CI-IT en haar medewerkers zijn verplicht tot geheimhouding van alle informatie die zij bij ontvangst en uitvoering van de opdracht verkrijgen, behoudens in de volgende gevallen:
a. indien CI-IT of haar medewerkers in rechte worden aangesproken door de opdrachtgever of een derde;
b. indien CI-IT op grond van een wettelijke verplichting wordt gevorderd medewerking te verlenen aan het verstrekken van informatie;
c. indien er aantijgingen in de media worden gedaan die naar het oordeel van CI-IT omwille van de bescherming van haar goede naam of imago weersproken dienen te worden.

I. Door het sluiten van een overeenkomst zoals bedoeld in deze voorwaarden, verplicht CI-IT zich tot het verrichten van reguliere diensten. Tot reguliere dienstverlening behoort in ieder geval niet het op enige wijze betrokken raken bij politieke geschillen of daarmee gelijk te stellen aangelegenheden, noch bij conflicten tussen de opdrachtgever en derden, zoals geschillen in het kader van werkstakingen.

J. CI-IT is niet verplicht de bronnen openbaar te maken waaruit zij heeft geput bij het opstellen van haar rapport. De opdrachtgever ziet uitdrukkelijk af van iedere poging om dergelijke broninformatie alsnog te verkrijgen.

Artikel 4: Meer- en minderwerk

A. Onder meerwerk wordt verstaan: alle extra werkzaamheden die, in overleg met de opdrachtgever, noodzakelijk zijn om de opdracht op juiste wijze te volbrengen, dan wel werkzaamheden die door de opdrachtgever binnen het kader van dezelfde opdracht aan CI-IT worden opgedragen.

B. De kosten van meerwerk worden door CI-IT separaat aan de opdrachtgever in rekening gebracht.

C. Onder minderwerk wordt uitsluitend verstaan dat deel van de overeengekomen werkzaamheden waarvan de opdrachtgever uiterlijk 48 uur vóór de geplande aanvang heeft aangegeven dat deze niet meer hoeven te worden uitgevoerd. Alleen dit als zodanig tijdig gemelde minderwerk komt voor verrekening in aanmerking.

Artikel 5: Kosten, betaling en prijswijziging

A. CI-IT behoudt zich het recht voor om eerst aan te vangen met de uitvoering van een opdracht nadat een door haar gevraagd voorschot door de opdrachtgever is voldaan. Dit voorschot wordt verrekend met de eindfactuur of de eindfacturen die betrekking hebben op de betreffende opdracht.

B. Indien de opdrachtgever CI-IT om consultatie verzoekt waarbij een bezoek aan de opdrachtgever plaatsvindt, zal in beginsel minimaal een tarief van drie uur in rekening worden gebracht.

C. CI-IT is gerechtigd alle kosten die direct of indirect verband houden met de uitvoering van de opdracht aan de opdrachtgever door te belasten. Hiertoe behoort in ieder geval een opslag voor kantoorkosten van 5% over de opdrachtwaarde. Deze opslag dient ter dekking van door CI-IT gemaakte kosten met betrekking tot:
– Overhead;
– (Financiële) administratie;
– Inning van facturen;
– Het voorschieten van kosten van derden; en
– Algemene juridische kosten.

D. Indien in de offerte, opdrachtbevestiging of overeenkomst een minimum- en/of maximumlimietbedrag is opgenomen, zal CI-IT de opdrachtgever zo spoedig mogelijk informeren indien deze limieten worden overschreden, hetzij vooraf, hetzij direct nadat overschrijding voorzienbaar is.

E. CI-IT is gerechtigd bij langlopende opdrachten aan het einde van iedere vierwekenperiode waarvoor betaling verschuldigd is, een tussentijdse factuur bij de opdrachtgever in te dienen.

F. De opdrachtgever is verplicht de overeengekomen prijs of, in geval van langlopende opdrachten, het evenredige deel daarvan voor iedere vierwekenperiode te voldoen. Betaling dient in ieder geval plaats te vinden binnen 30 dagen na factuurdatum. Indien binnen deze termijn geen betaling heeft plaatsgevonden, is de opdrachtgever van rechtswege in verzuim en is hij wettelijke rente verschuldigd over het factuurbedrag vanaf 30 dagen na factuurdatum. Voorts is de opdrachtgever dan gehouden tot vergoeding van administratie- en inningskosten, waaronder mede begrepen gerechts- en deurwaarderskosten. Deze kosten bedragen ten minste 15% van de verschuldigde hoofdsom, tenzij de werkelijke kosten hoger uitvallen. Indien incasso plaatsvindt door een advocaat, zijn de incassokosten gelijk aan het geldende declaratietarief respectievelijk het incassotarief van de Nederlandse Orde van Advocaten. De opdrachtgever is niet gerechtigd enige korting of verrekening toe te passen op de door hem aan CI-IT verschuldigde bedragen.

G. Indien de opdrachtgever slechts een deel van één of meerdere facturen betwist, ontslaat dit hem niet van de verplichting het onbetwiste deel van de betreffende facturen binnen de gestelde termijn te voldoen. Een ondeugdelijke betwisting kan nimmer dienen als geldige grond voor gehele of gedeeltelijke weigering van betaling. Indien de opdrachtgever facturen van CI-IT niet tijdig voldoet, is CI-IT gerechtigd haar werkzaamheden op te schorten totdat de opdrachtgever volledig aan zijn betalingsverplichtingen heeft voldaan. Bij herhaalde te late betalingen is CI-IT bevoegd, in afwijking van de overeengekomen betalingstermijnen, een voorschot te verlangen ter hoogte van maximaal driemaal de laatst verzonden termijnfactuur.

H. De opdrachtgever kan zich slechts beroepen op verrekening indien zijn tegenvordering door CI-IT wordt erkend, dan wel de gegrondheid van die vordering op rechtsgeldige wijze is vastgesteld.

I. Na afronding van de opdracht of na het uitbrengen van haar eindrapportage, stuurt CI-IT de eindfactuur aan de opdrachtgever.

Artikel 6: Uitstel

A. Uitstel van geplande werkzaamheden dient uitsluitend schriftelijk te worden gemeld, hetgeen ook per e-mail mag plaatsvinden, onder vermelding van de werkzaamheden die verplaatst dienen te worden. Indien het uitstel meer dan vijf werkdagen vóór de geplande aanvang van de werkzaamheden wordt gemeld, kunnen deze werkzaamheden kosteloos op een later moment worden uitgevoerd. Indien het uitstel vijf werkdagen of minder vóór het overeengekomen startmoment wordt gemeld, worden de kosten van de voor deze opdracht ingeplande medewerkers van CI-IT aan de opdrachtgever doorberekend. Deze kosten bedragen maximaal drie werkdagen per medewerker en worden berekend op basis van het uurtarief van de betreffende medewerker, vermenigvuldigd met het aantal ingeplande uren.

B. Deze regeling is van toepassing ongeacht de reden van het uitstel.

Artikel 7: Beëindiging en verlenging

A. Als ontbindende voorwaarde voor de tussen partijen gesloten overeenkomst geldt de situatie waarin één van beide partijen in staat van faillissement wordt verklaard of (voorlopige) surséance van betaling wordt verleend. Indien één van deze situaties dreigt te ontstaan, zijn beide partijen gerechtigd hun verplichtingen jegens elkaar op te schorten.

B. Een overeenkomst die is aangegaan voor bepaalde tijd, wordt – tenzij de opdracht binnen deze termijn is afgerond – na afloop van de overeengekomen periode geacht stilzwijgend te zijn verlengd totdat de opdracht volledig is uitgevoerd. Een overeenkomst voor onbepaalde tijd kan door beide partijen worden opgezegd middels een aangetekende brief, met inachtneming van een opzegtermijn van drie maanden.

Artikel 8: Aansprakelijkheid

A. CI-IT aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor enige actie of maatregel die door de opdrachtgever wordt genomen naar aanleiding van het geven van de opdracht, de uitvoering daarvan of op grond van de bevindingen.

B. CI-IT is nimmer aansprakelijk voor schade die bij de toegepaste werkwijze niet te vermijden was, indien CI-IT tot deze werkwijze werd gedwongen door of namens de opdrachtgever, of door een door de opdrachtgever verlangde spoed. Dit geldt tenzij door of namens de opdrachtgever voorafgaand aan de werkzaamheden schriftelijk bezwaar is gemaakt tegen de betreffende werkwijze.

C. CI-IT is niet aansprakelijk voor het niet of niet volledig uitvoeren van de overeengekomen werkzaamheden indien dit het gevolg is van overmacht. Onder overmacht wordt verstaan: iedere omstandigheid die buiten de wil en het toedoen van CI-IT optreedt en die van zodanige aard is dat uitvoering of verdere uitvoering van de opdracht redelijkerwijs niet van CI-IT kan worden verlangd. Niettemin blijft CI-IT gehouden zich in te spannen om situaties van overmacht zoveel mogelijk te voorkomen of te vermijden.

D. CI-IT is niet aansprakelijk voor schade indien de opdrachtgever onvoldoende of onjuiste informatie heeft verstrekt op basis waarvan CI-IT haar diensten of werkzaamheden heeft vastgesteld en uitgevoerd.

E. CI-IT is niet aansprakelijk voor schade indien de opdrachtgever CI-IT niet binnen twee weken na het schadevoorval – of binnen twee weken nadat hij daarmee bekend is geworden – per aangetekend schrijven aansprakelijk heeft gesteld. Indien de opdrachtgever nalaat tijdig een dergelijke mededeling te doen, wordt CI-IT beperkt in de mogelijkheid om onderzoek te doen naar de schade en de oorzaak daarvan.

F. CI-IT is uitsluitend aansprakelijk voor schade die de opdrachtgever lijdt als gevolg van grove onachtzaamheid of opzet van haar medewerkers of leiding, mits de opdrachtgever dit aantoont. De opdrachtgever is aansprakelijk voor alle schade die tijdens de uitvoering van de opdracht wordt toegebracht aan CI-IT of haar medewerkers door toedoen van de opdrachtgever of zijn medewerkers, zolang zij of hun eigendommen zich in de gebouwen of op de terreinen van de opdrachtgever bevinden.

G. Onverminderd de eigen aansprakelijkheid van CI-IT, zijn de medewerkers van CI-IT jegens de opdrachtgever niet persoonlijk aansprakelijk voor schade die zij in dienstbetrekking veroorzaken, tenzij deze schade het gevolg is van opzet of grove schuld.

H. De contractuele aansprakelijkheid van CI-IT, voortvloeiend uit of verband houdend met de uitvoering van een opdracht, is te allen tijde beperkt tot maximaal 50% van het totaalbedrag dat CI-IT voor de betreffende opdracht aan de opdrachtgever in rekening heeft gebracht, met een absoluut maximum van € 25.000 (zegge: vijfentwintigduizend euro).

I. Iedere buitencontractuele aansprakelijkheid van CI-IT jegens de opdrachtgever is uitgesloten.

J. Indien medewerkers van CI-IT tijdens de uitvoering van hun werkzaamheden een strafbaar feit constateren, wordt dit gerapporteerd aan de opdrachtgever. Het is aan de opdrachtgever om te beslissen of ter zake aangifte wordt gedaan. CI-IT behoudt zich echter het recht voor om zelfstandig aangifte te doen indien het achterwege laten daarvan schade kan berokkenen aan CI-IT of indien het nalaten van aangifte voor CI-IT mogelijk strafbaar is. Een aangifte wordt door medewerkers van CI-IT gedaan onder verantwoordelijkheid van de opdrachtgever. De opdrachtgever vrijwaart CI-IT en haar medewerkers tegen alle aanspraken van derden die voortvloeien uit een dergelijke aangifte, uit de handelwijze van CI-IT bij het opsporen van strafbare feiten of uit het afleggen van een getuigenverklaring dienaangaande, ongeacht of CI-IT of haar personeel enig verwijt kan worden gemaakt in verband met de aangifte.

K. De opdrachtgever vrijwaart CI-IT te allen tijde tegen alle aanspraken van derden ter zake van schade, van welke aard dan ook.

Artikel 9: Apparatuur

Indien CI-IT aan de opdrachtgever apparatuur ter beschikking stelt of verhuurt ten behoeve van de uitvoering van werkzaamheden, en deze apparatuur wordt geplaatst op locatie bij de opdrachtgever, dan rust de verantwoordelijkheid voor eventuele beschadiging of vermissing van deze apparatuur bij de opdrachtgever. Indien de opdrachtgever de verschuldigde huurtermijnen niet tijdig voldoet, is CI-IT gerechtigd om – zonder voorafgaande ingebrekestelling – de apparatuur bij de opdrachtgever weg te nemen, ook indien hierdoor de uitvoering van de opdracht wordt bemoeilijkt of onmogelijk wordt gemaakt.

Artikel 10: Bepalingen ten aanzien van het resultaat van de werkzaamheden

A. Uitvoering van de opdracht

CI-IT verplicht zich iedere opdracht zorgvuldig, deskundig en naar beste weten en kunnen uit te voeren, met inachtneming van de toepasselijke wet- en regelgeving. De werkzaamheden van CI-IT hebben het karakter van een inspanningsverplichting en niet van een resultaatsverplichting. CI-IT kan derhalve geen garantie geven voor het behalen van een bepaald onderzoeksresultaat, het vaststellen van specifieke feiten of het verkrijgen van bepaalde informatie.

B. Reikwijdte en volledigheid van het onderzoek

Bij de uitvoering van onderzoeksopdrachten maakt CI-IT gebruik van onderzoeksmethoden en informatiebronnen die passend zijn bij de aard en doelstelling van de opdracht. Bij online risicoscans en andere digitale onderzoeken wordt voornamelijk gebruikgemaakt van openbaar beschikbare en anderszins rechtmatig toegankelijke informatiebronnen.

CI-IT spant zich in om binnen de overeengekomen onderzoeksopdracht relevante informatie te verzamelen, te analyseren en te beoordelen. CI-IT kan echter niet garanderen dat alle relevante informatie wordt aangetroffen, dat geraadpleegde bronnen volledig, actueel of juist zijn, of dat bepaalde informatie daadwerkelijk online beschikbaar of vindbaar is.

Het ontbreken van onderzoeksbevindingen betekent derhalve niet noodzakelijkerwijs dat bepaalde informatie, omstandigheden, kwetsbaarheden of risico's niet bestaan. Evenmin kan uit het niet aantreffen van belastende of risicovolle informatie worden afgeleid dat een onderzochte persoon of situatie vrij is van risico's.

C. Actualiteit van onderzoeksbevindingen

De bevindingen van CI-IT zijn gebaseerd op de informatie die ten tijde van de uitvoering van het onderzoek beschikbaar en toegankelijk was. Informatie afkomstig uit openbare en digitale bronnen kan tussentijds worden gewijzigd, verwijderd, afgeschermd of aangevuld.

Onderzoeksresultaten, waaronder online risicoscans, vormen daarom een momentopname. CI-IT is niet verantwoordelijk voor wijzigingen in de beschikbaarheid, inhoud of actualiteit van informatie na het moment van onderzoek. Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen, bestaat er geen verplichting tot het actualiseren of opnieuw uitvoeren van eerder verrichte onderzoeken.

D. Rapportage van bevindingen

De resultaten van de werkzaamheden kunnen, afhankelijk van de aard van de opdracht en de gemaakte afspraken, worden vastgelegd in een schriftelijk rapport, advies, risicoscan, evaluatie of ander overeengekomen document.

Een dergelijke rapportage kan feitelijke bevindingen, analyses, risico-inschattingen, conclusies en aanbevelingen bevatten. Uitsluitend hetgeen door CI-IT schriftelijk is vastgelegd en aan de opdrachtgever is verstrekt, geldt als officiële rapportage van CI-IT.

Mondeling verstrekte informatie, toelichtingen of voorlopige bevindingen kunnen niet als definitieve onderzoeksresultaten worden beschouwd, tenzij deze schriftelijk door CI-IT zijn bevestigd.

E. Beoordeling van informatie en risico's

CI-IT beoordeelt onderzoeksbevindingen op basis van de beschikbare informatie, de gehanteerde onderzoeksmethoden en haar professionele deskundigheid.

Risico-inschattingen, risicoclassificaties, conclusies en aanbevelingen zijn gebaseerd op de omstandigheden en informatie zoals deze tijdens het onderzoek bekend waren. Dergelijke beoordelingen hebben een adviserend karakter en vormen geen garantie dat een bepaald risico zich daadwerkelijk zal voordoen of dat niet-gerapporteerde risico's afwezig zijn.

CI-IT is niet verantwoordelijk voor de juistheid of volledigheid van informatie die door derden is gepubliceerd of verstrekt, voor zover eventuele onjuistheden of onvolledigheden bij zorgvuldig onderzoek redelijkerwijs niet konden worden vastgesteld.

F. Vertrouwelijkheid en gebruik van rapportages

Door CI-IT opgestelde rapportages, adviezen, risicoscans, evaluaties en overige onderzoeksdocumenten zijn strikt vertrouwelijk en uitsluitend bestemd voor de opdrachtgever en de personen die binnen diens organisatie bevoegd zijn hiervan kennis te nemen.

De opdrachtgever draagt zorg voor een zorgvuldige en vertrouwelijke behandeling van deze documenten en ziet erop toe dat de inhoud uitsluitend wordt gebruikt voor het doel waarvoor de betreffende opdracht is verstrekt.

Het is de opdrachtgever niet toegestaan onderzoeksresultaten voor andere doeleinden te gebruiken of zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van CI-IT aan derden te verstrekken, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van het overeengekomen onderzoeksdoel, voortvloeit uit een wettelijke verplichting of vereist is ter uitoefening van wettelijke rechten.

De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de gevolgen van ongeoorloofde verspreiding, openbaarmaking of ander gebruik van de onderzoeksresultaten dat in strijd is met de overeengekomen voorwaarden of toepasselijke wetgeving.

G. Auteursrechten en intellectueel eigendom

De auteursrechten en overige intellectuele eigendomsrechten op door CI-IT vervaardigde rapportages, adviezen, risicoscans, evaluaties, onderzoeksmodellen, methodieken, presentaties, ontwerpen, software en overige materialen berusten bij CI-IT, voor zover deze rechten aan CI-IT toekomen.

De opdrachtgever verkrijgt het recht de geleverde documenten en onderzoeksresultaten binnen de eigen organisatie te gebruiken voor het overeengekomen doel.

Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van CI-IT mogen deze documenten niet openbaar worden gemaakt, commercieel worden geëxploiteerd, inhoudelijk worden gewijzigd of voor andere doeleinden aan derden ter beschikking worden gesteld, behoudens voor zover dit wettelijk is toegestaan of verplicht.

H. Bescherming en verstrekking van bronnen

CI-IT maakt bij haar werkzaamheden gebruik van uiteenlopende informatiebronnen, waaronder openbare registers, websites, sociale media, digitale databronnen en andere rechtmatig toegankelijke bronnen.

Overeenkomstig artikel 3J is CI-IT niet verplicht de bronnen bekend te maken die aan haar onderzoeksbevindingen en rapportages ten grondslag liggen.

CI-IT bepaalt zelfstandig of, en in welke mate, bronvermeldingen of andere gegevens over de herkomst van informatie in een rapportage worden opgenomen of aan de opdrachtgever worden verstrekt.

Deze bepaling laat eventuele wettelijke verplichtingen, rechterlijke beslissingen en toepasselijke rechten van betrokkenen onverlet.

I. Privacy, instemming en verwerking van persoonsgegevens

CI-IT voert haar werkzaamheden uit met inachtneming van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), de toepasselijke bepalingen van de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (Wpbr), de geldende Privacygedragscode voor particuliere onderzoeksbureaus en overige toepasselijke wet- en regelgeving.

Bij preventieve online risicoscans van medewerkers, bestuurders en andere personen binnen organisaties draagt de opdrachtgever zorg voor het vooraf informeren van de betrokken personen over het doel, de aard en de reikwijdte van het onderzoek en het verkrijgen en vastleggen van hun uitdrukkelijke instemming met de uitvoering daarvan. De opdrachtgever dient deze instemming desgevraagd aan CI-IT te kunnen aantonen. Daarnaast dient voor de verwerking van persoonsgegevens een rechtsgeldige grondslag te bestaan. De instemming van de betrokkene geldt niet zonder meer als een rechtsgeldige grondslag in de zin van de AVG.

Bij onderzoeken naar vermoedelijke fraude, integriteitsschendingen, onrechtmatig handelen of andere misstanden kan onderzoek plaatsvinden zonder voorafgaande instemming van de onderzochte persoon, voor zover dit wettelijk is toegestaan en hiervoor een rechtsgeldige grondslag bestaat. Het vooraf informeren van de betrokkene kan uitsluitend worden uitgesteld of achterwege blijven indien en voor zover de toepasselijke wet- en regelgeving dit toestaat en aan de daarvoor geldende voorwaarden is voldaan.

De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het verstrekken van juiste en volledige informatie over de aanleiding, het doel en de omstandigheden van de opdracht en voor het onderbouwen van de rechtmatigheid van het door hem gewenste onderzoek.

CI-IT beoordeelt binnen haar eigen verantwoordelijkheid of de opdracht en de voorgenomen onderzoeksmethoden voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving. CI-IT behoudt zich het recht voor een opdracht te weigeren, op te schorten of te beëindigen indien onvoldoende duidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid daarvan.

CI-IT maakt bij online risicoscans voornamelijk gebruik van openbaar beschikbare en anderszins rechtmatig toegankelijke informatiebronnen. Het verzamelen, verwerken en rapporteren van persoonsgegevens, waaronder gegevens over het privéleven van betrokkenen, wordt beperkt tot hetgeen noodzakelijk en relevant is voor het overeengekomen onderzoeksdoel.

Iedere partij blijft verantwoordelijk voor de naleving van de privacy-, beveiligings- en informatieverplichtingen die op haar rusten.

J. Verslagen van interviews en gesprekken

Indien in het kader van een onderzoeksopdracht interviews of gesprekken worden afgenomen, kan hiervan een schriftelijk verslag worden opgesteld.

Van interviews met onderzochte personen wordt overeenkomstig de toepasselijke Privacygedragscode een correcte schriftelijke weergave opgesteld. Dit verslag wordt binnen een redelijke termijn aan de onderzochte persoon voorgelegd, zodat deze eventuele onjuistheden in de verslaglegging kan signaleren. De onderzochte persoon kan niet worden verplicht het verslag te lezen of te ondertekenen.

Voor interviews met andere personen gelden de toepasselijke voorschriften uit de Privacygedragscode en overige wet- en regelgeving.

De verstrekking en verwerking van dergelijke verslagen vinden plaats met inachtneming van de belangen van het onderzoek, de rechten van betrokkenen en eventuele wettelijke beperkingen.

K. Verantwoordelijkheid voor besluiten en maatregelen

De opdrachtgever is zelfstandig verantwoordelijk voor de beoordeling en het gebruik van de door CI-IT verstrekte onderzoeksresultaten, evenals voor besluiten en maatregelen die naar aanleiding daarvan worden genomen.

CI-IT aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade die voortvloeit uit zelfstandige besluiten, handelingen of maatregelen van de opdrachtgever of derden, voor zover deze schade niet het gevolg is van een aan CI-IT toerekenbare tekortkoming of onrechtmatige daad.

De opdrachtgever vrijwaart CI-IT, voor zover wettelijk toegestaan, tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit het onrechtmatige gebruik van onderzoeksresultaten door de opdrachtgever of uit besluiten en maatregelen waarvoor de opdrachtgever zelfstandig verantwoordelijk is. Deze vrijwaring geldt niet voor zover de betreffende aanspraken het gevolg zijn van een aan CI-IT toerekenbare tekortkoming of onrechtmatige daad.

L. Medewerking aan juridische procedures

Indien CI-IT of één of meerdere van haar medewerkers in verband met een uitgevoerde onderzoeksopdracht worden opgeroepen als getuige, deskundige of anderszins worden verzocht medewerking te verlenen aan een juridische procedure waarbij de opdrachtgever partij is, is de opdrachtgever gehouden de daarmee gemoeide redelijke kosten aan CI-IT te vergoeden, voor zover wettelijk toegestaan.

Onder deze kosten vallen onder meer de aan de procedure bestede uren, voorbereidingswerkzaamheden, reis- en verblijfskosten en overige aantoonbaar gemaakte kosten.

De vergoeding voor de bestede uren wordt berekend op basis van de voor de betreffende werkzaamheden geldende tarieven van CI-IT. Een eventueel door de rechter toegekend en daadwerkelijk door de opdrachtgever betaald getuigengeld wordt op de verschuldigde vergoeding in mindering gebracht, voor zover dit betrekking heeft op dezelfde kosten.

Deze bepaling laat wettelijke verplichtingen tot het afleggen van een getuigenverklaring of het verlenen van medewerking aan gerechtelijke procedures onverlet.

Artikel 11: Kapingsverbod

De opdrachtgever verbindt zich ertoe om gedurende de looptijd van de overeenkomst of opdracht, alsmede gedurende een periode van twaalf maanden na afloop daarvan, geen (voormalige) medewerkers van CI-IT of andere (voormalige) door CI-IT ingeschakelde personen in dienst te nemen. Evenmin zal de opdrachtgever aan deze (voormalige) medewerkers of personen gedurende deze periode opdrachten verstrekken of overeenkomsten met hen aangaan voor het verrichten van werkzaamheden die vergelijkbaar zijn met de werkzaamheden die CI-IT voor de opdrachtgever heeft uitgevoerd.

Bij overtreding van deze bepaling verbeurt de opdrachtgever aan CI-IT een direct opeisbare en niet voor matiging vatbare boete van € 50.000 (zegge: vijftigduizend euro), zonder dat enige ingebrekestelling vereist is. Onder deze bepaling worden mede begrepen alle constructies die erop gericht zijn het kapingsverbod te omzeilen.

Artikel 12: Plaatsing van audio/videoapparatuur

A. De bepalingen in dit artikel inzake de plaatsing van audio- en videoapparatuur zijn, naast de Algemene Bepalingen uit deze algemene voorwaarden, van toepassing indien CI-IT in opdracht van de opdrachtgever audio- en/of video-opnameapparatuur plaatst binnen de onderneming van de opdrachtgever.

B. De door CI-IT te plaatsen audio/video-opnameapparatuur (hierna: de apparatuur) wordt door partijen schriftelijk gespecificeerd. De apparatuur wordt op incidentele basis geplaatst en aangesloten onder de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever.

C. De opdrachtgever dient, naar zijn eigen oordeel, te beschikken over aanwijzingen van mogelijk ernstige gedragingen van de persoon waarop het onderzoek zich richt, alvorens tot plaatsing van de apparatuur wordt overgegaan.

D. De opdrachtgever dient bevoegd te zijn tot het gebruik van de telecommunicatieaansluiting waarop de apparatuur zal worden geplaatst.

E. De opdrachtgever staat ervoor in dat hij volledig voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en aan de overige relevante regelgeving van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) met betrekking tot het al dan niet digitaal vastleggen en registreren van gespreksgegevens en/of beeldmateriaal en het gebruik daarvan. De opdrachtgever vrijwaart CI-IT volledig voor aanspraken van derden ter zake.

F. De overeenkomst treedt in werking op de datum van ondertekening van de opdrachtbevestiging en blijft van kracht tot het moment waarop CI-IT de apparatuur uit de onderneming van de opdrachtgever heeft verwijderd.

G. De apparatuur wordt uitsluitend voor een beperkte termijn geplaatst en uitsluitend met het doel bewijs te verkrijgen van mogelijk onrechtmatige of wederrechtelijke handelingen.

H. De apparatuur wordt ingesteld op opnametijden die door partijen schriftelijk nader worden vastgelegd.

I. De apparatuur zal door CI-IT worden verwijderd zodra het doel waarvoor deze is geplaatst, is bereikt, dan wel zodra CI-IT en de opdrachtgever gezamenlijk vaststellen dat het betreffende doel redelijkerwijs niet meer kan worden bereikt.

J. Indien zich storingen of andere bijzonderheden voordoen met betrekking tot de apparatuur, is de opdrachtgever verplicht CI-IT daarvan onmiddellijk in kennis te stellen.

K. De opdrachtgever staat in voor het correcte gebruik van de apparatuur, overeenkomstig de bijgeleverde handleiding.

L. De opdrachtgever is aansprakelijk voor alle schade die ontstaat gedurende de looptijd van de overeenkomst.

M. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het bewaren en beveiligen van audio/videobanden of digitale beeld- en geluidsbestanden conform de AVG en de overige regelgeving van de AP. De opdrachtgever mag deze bestanden niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk is. CI-IT aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid in deze.

N. De opdrachtgever is verplicht audio/videobanden of digitale beeld- en geluidsbestanden onmiddellijk te vernietigen zodra is vastgesteld dat deze geen relevantie meer hebben voor het betreffende onderzoek.

Artikel 13: Onderzoek in geautomatiseerde voorzieningen

A. De bepalingen van dit artikel zijn, naast de Algemene Bepalingen uit deze algemene voorwaarden, van toepassing indien CI-IT in opdracht van de opdrachtgever onderzoek verricht in geautomatiseerde voorzieningen.

B. CI-IT voert, in opdracht van de opdrachtgever, onderzoeken uit binnen geautomatiseerde voorzieningen.

C. Indien noodzakelijk maakt CI-IT kopieën van gegevens uit deze voorzieningen. Dit geschiedt uitsluitend in opdracht en in aanwezigheid van de opdrachtgever.

D. De geautomatiseerde voorziening waarin het onderzoek plaatsvindt, wordt door partijen nader gespecificeerd.

E. De opdrachtgever verklaart dat hij bevoegd is over de betreffende geautomatiseerde voorzieningen en de daarop aanwezige bestanden en software te beschikken.

F. Onderzoek in een geautomatiseerde voorziening is uitsluitend toegestaan indien er sprake is van vermoedens van onrechtmatige of wederrechtelijke handelingen of misbruik.

G. De opdrachtgever staat ervoor in dat hij voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en aan overige regelgeving van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) met betrekking tot het vastleggen, registreren en gebruiken van gegevens. De opdrachtgever vrijwaart CI-IT volledig voor aanspraken van derden ter zake.

H. CI-IT zal de gekopieerde bestanden onderzoeken conform de opdracht.

I. De resultaten van dit onderzoek worden door CI-IT in rapportvorm aan de opdrachtgever verstrekt, tezamen met de gemaakte kopieën van de desbetreffende bestanden.

J. De opdrachtgever is aansprakelijk voor alle schade die voortvloeit uit het onderzoek in de geautomatiseerde voorziening, waaronder mede begrepen schadeclaims van derden, inclusief aanspraken wegens vermeende inbreuk op intellectuele eigendomsrechten van derden.

Artikel 14: Data Protection Impact Assessment (DPIA)

Op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) kan het voor organisaties verplicht zijn om voorafgaand aan de verwerking van persoonsgegevens een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uit te voeren. Een DPIA brengt de privacyrisico's van een gegevensverwerking in kaart, zodat passende maatregelen kunnen worden getroffen om deze risico's te beperken.

CI-IT heeft voor haar standaardprocessen een algemene DPIA uitgevoerd en, waar nodig, passende maatregelen getroffen ter bescherming van persoonsgegevens.

Indien de aard, omvang of omstandigheden van een specifieke onderzoeksopdracht daartoe aanleiding geven, beoordeelt CI-IT of een aanvullende DPIA noodzakelijk is en voert zij deze uit voor zover deze verplichting op CI-IT rust.

De opdrachtgever is zelfstandig verantwoordelijk voor het beoordelen en naleven van eventuele DPIA-verplichtingen die voortvloeien uit de door hem voorgenomen verwerking van persoonsgegevens en het beoogde gebruik van de onderzoeksresultaten.

Iedere partij blijft verantwoordelijk voor de naleving van de DPIA-verplichtingen die op haar rusten.

Artikel 15: Klachtenregeling

CI-IT verricht haar diensten en werkzaamheden naar beste weten en kunnen. Desondanks kan het voorkomen dat de opdrachtgever een klacht wenst in te dienen. In een dergelijk geval dient de opdrachtgever de klacht schriftelijk en gemotiveerd aan CI-IT te melden binnen zes weken na de datum waarop de gedraging of gebeurtenis waarop de klacht betrekking heeft, heeft plaatsgevonden. Indien de klacht niet binnen deze termijn wordt ingediend, vervalt het recht om hierover te klagen.

CI-IT maakt onderscheid tussen klachten die betrekking hebben op gedragingen van CI-IT en/of haar medewerkers enerzijds, en klachten die betrekking hebben op de kwaliteit van de geleverde dienstverlening anderzijds.

Voor nadere informatie over de klachtenprocedure kan de opdrachtgever de klachtenregeling raadplegen via de website van CI-IT: https://ci-it.nl/klachtenregeling/.

Artikel 16: Rechtskeuze en bevoegde rechter

A. Op alle overeenkomsten tussen CI-IT en de opdrachtgever is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

B. Alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met overeenkomsten tussen CI-IT en de opdrachtgever worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Zeeland-West-Brabant, locatie Breda, voor zover de wet een dergelijke forumkeuze toestaat.

Artikel 17: Inwerkingtreding

Deze algemene voorwaarden van CI-IT treden in werking op 1 oktober 2026. Zij zijn op verzoek verkrijgbaar bij CI-IT en tevens te downloaden via de website: www.CI-IT.nl.