Klachtenregeling

Inleiding

Deze regeling geldt voor alle onderzoeksopdrachten die CI-IT B.V. uitvoert als particulier onderzoeksbureau. De volledige tekst is beschikbaar via www.ci-it.nl zodat opdrachtgevers en onderzochte personen kunnen zien hoe en bij wie zij een klacht kunnen uiten.

Overwegende: Het is van belang dat opdrachtgevers en betrokkenen hun onvrede over de uitvoering van een rechercheopdracht kunnen laten onderzoeken door een onafhankelijke klachtencommissie wanneer overleg met de betrokken onderzoeker of de directie niet tot een oplossing leidt.

Artikel 1: Begrippen

• Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een onderzoeksopdracht geeft aan CI-IT B.V.
• Betrokkene: de persoon over wie in opdracht van de opdrachtgever een onderzoek wordt verricht.
• Klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen over de uitvoering of nalatigheid van een onderzoeksopdracht, gericht aan de klachtencommissie.
• Klager: opdrachtgever, betrokkene of hun gemachtigde die een klacht indient.
• Klachtencommissie: een commissie die bestaat uit de bestuurder van CI-IT B.V. en ten minste één onafhankelijke functionaris zonder belangen bij CI-IT B.V. of de betrokken opdracht.
• Beklaagde: CI-IT B.V. of de medewerker op wie de klacht betrekking heeft.

Artikel 2: Ontvankelijkheid

1. De klager kan binnen zes weken na de gebeurtenis waarover wordt geklaagd een schriftelijke klacht indienen bij de klachtencommissie. Dit sluit aan bij de standaardtermijn uit de circulaire bij de Regeling particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus.
2. Een later ingediende klacht kan toch worden behandeld wanneer de commissie van oordeel is dat redelijkerwijs niet van de klager kon worden verlangd de klacht eerder in te dienen.
3. Klachten worden vertrouwelijk behandeld. Dossiers zijn alleen toegankelijk voor de commissie en direct betrokkenen en worden na drie jaar veilig vernietigd.

Artikel 3: Samenstelling en taak van de klachtencommissie

1. De commissie bestaat uit de directeur van CI-IT B.V. en minimaal één onafhankelijke functionaris.
2. De commissie onderzoekt ingediende klachten, hoort de partijen en formuleert een oordeel over de gegrondheid van de klacht.

Artikel 4: Klachtprocedure

1. Binnen vijf werkdagen na ontvangst bevestigt de commissie schriftelijk dat de klacht is ontvangen.
2. De commissie beoordeelt de ontvankelijkheid. Bij niet-ontvankelijkheid wordt dit gemotiveerd gemeld aan de klager.
3. Bij ontvankelijkheid wordt van de betrokken onderzoeker een schriftelijke reactie gevraagd; een afschrift hiervan gaat naar de klager.
4. Indien nodig hoort de commissie klager en beklaagde in elkaars aanwezigheid, met de mogelijkheid van uitstel onder redelijke voorwaarden.
5. Indien geen oplossing wordt bereikt, kan de klager beroep instellen bij een door CI-IT B.V. aangewezen onafhankelijke derde die geen banden heeft met het bureau. Die derde doet binnen een redelijke termijn een bindende uitspraak.

Artikel 5: Oordeel van de klachtencommissie

1. Binnen vier weken na ontvangst van een klacht brengt de commissie schriftelijk advies uit. Deze termijn kan tweemaal met maximaal vier weken worden verlengd; dit wordt meegedeeld aan de klager.
2. Het advies bevat de motivering en eventuele aanbevelingen. Zowel klager als beklaagde ontvangen een afschrift.
3. De uitspraak van de onafhankelijke derde in beroep is bindend en eventuele consequenties worden door CI-IT B.V. zo spoedig mogelijk uitgevoerd.

Artikel 6: Slotbepalingen

1. Een afschrift van iedere klacht en de uitkomst wordt, conform de circulaire, ter kennis van de Minister van Justitie en Veiligheid gebracht.
2. Deze klachtenregeling is vastgesteld door de directie van CI-IT B.V. en treedt in werking op de datum van publicatie op www.ci-it.nl.